גריסת נייר ומסמכים יכולה לסייע גם למחזור, אולם זו לא הסיבה העיקרית שבגללה עסקים רבים גורסים את המסמכים והניירות המצטברים אצלם. הם עושים זאת בעיקר מטעמי בטיחות ואבטחת מידע. כל עסק כיום, בוודאי כזה שצובר הרבה ניירות, מסמכים, קלסרים, תיקיות ודיסקים עם מידע, הוא עסק שיש בו חומר רב ומידע על לקוחות, על העסק ועל פעילותו. לרוב מדובר במידע רגיש, וכמובן שבכל הנוגע למידע של לקוחות החברה הנושא רגיש עוד יותר, שכן החברה מתחייבת לשמור על אבטחת המידע של לקוחותיה ולא לפגוע בהם, משהו שעלול לפגוע בחברה מבחינת מוניטין וכמובן מבחינה כלכלית ומשפטית. על כן חלה ההתלבטות האם לקנות מגרסה למשרד או לשכור שירותי גריסה חיצוניים.
האם לרכוש מגרסה משרדית או לשכור שירותי גריסת נייר חיצוניים?
גריסת נייר היא פעולה שכיחה במיוחד במשרדים ובבתי עסק שונים הצורכים מידע רב, במיוחד על דפים. צבירה גדולה של דפים בסופו של דבר דורשת שטח אחסון, ולעיתים רבות הגיבוי המודפס הזה יכול לתפוס שטח אחסון רב עד כדי כך שיהיה צורך לגרוס את המסמכים המיותרים. מה קורה לגבי המסמכים החשובים? הם מאוחסנים בדרך כלל במחסן ארכיון, ולאחר תקופה שבה המסמכים כבר אינם בתוקף משפטי ניתן להעביר אותם לגריסה. אז מה לעשות לגבי מגרסה משרדית והמסמכים במשרד? האם לשכור שירותים חיצוניים או לרכוש מגרסה? ובכן, לעסק שצובר הרבה נייר עדיף מבחינה כלכלית לרוב להשכיר שירותים חיצוניים. אחת לשבוע, לחודש, או בתדירות אחרת שתקבעו, יגיע נציג מטעם החברה החיצונית, יאסוף את החומר הנדרש לגריסה ויעביר אותו למפעל הגריסה של החברה. עלויות המגרסה המתקדמת, השימון שלה, התחזוקה השוטפת שלה או תיקון תקלות לאורך זמן, ובוודאי לאחר תום תקופת האחריות, נוטות להיות יקרות יותר בטווח הארוך מהעלות של שירות חיצוני מסודר.
כיצד אפשר להיות בראש שקט לגבי גריסת נייר עם חברה חיצונית?
העברת גריסת נייר לחברה חיצונית עשויה להיראות לכם כמו צעד מסוכן מבחינת אבטחת המידע. ובכן, מלבד העובדה שחשוב לדעת מול מי עובדים בתעשייה וחשוב שיהיה חוזה אבטחת מידע חתום בין הצדדים, כדאי גם לעבוד מול חברה שמאפשרת לכם לצרף נציג מטעמכם להעברת המסמכים ולפעולת הגריסה עצמה, באופן מיידי ובמפעל החברה. מי שירצה לוותר על צירוף הנציג, לפחות כדאי שיבקש סרטון תיעוד של גריסת המסמכים בפועל.
שירותים נוספים שכדאי לבדוק עם החברה:
- סריקת תמונות: סריקת תמונות דורשת מחשב ומכונה מיוחדת שיכולה לסרוק במהירות את התמונות, ברמת איכות גבוהה, ואף לבצע תיקונים לליקויים שונים במהלך הסריקה באמצעות תוכנה ממוחשבת מתקדמת. לאחר מכן מתבצע גיבוי על דיסק או זיכרון נייד, והגשה חוזרת לחברה של הגיבוי.
- סריקת מסמכים: ישנם מסמכים או קלסרים הכוללים מסמכים מיוחדים שהחברה רוצה לסרוק ולגבות באופן דיגיטלי, בדומה לסריקת התמונות רק עבור מסמכים, ולאחר מכן לגרוס את הניירת המקורית.
- גריסה מיוחדת: של דיסקים, כרטיסי אשראי, פנקסי חשבוניות, שיקים ועוד.
לפני שבוחרים חברה לגריסת נייר, כדאי לבדוק גם האם היא עומדת בתקנים רלוונטיים לאבטחת מידע, האם היא מספקת אישור גריסה בכתב בסיום כל תהליך, ומהו זמן התגובה הצפוי במקרה של פנייה דחופה. בדיקה מוקדמת של הפרטים הללו חוסכת אכזבות בהמשך, ומבטיחה שהעסק שלכם עומד בכל דרישות אבטחת המידע החלות עליו.
מדיניות פנימית לניהול מסמכים
מעבר לבחירת ספק גריסה מתאים, מומלץ שכל עסק יגבש לעצמו מדיניות פנימית ברורה לניהול מסמכים לאורך זמן. מדיניות כזו צריכה לכלול הגדרה של אילו מסמכים חייבים להישמר, לכמה זמן, ומי בארגון אחראי על מעקב אחר תוקפם. כאשר יש נוהל ברור וכתוב, פחות סביר שמסמכים רגישים יישכחו במגירה או במחסן הרבה מעבר לזמן הנדרש, ופחות סביר גם שמסמך חשוב ייגרס בטעות לפני שתוקפו הסתיים.
כדאי גם להדריך את העובדים עצמם לגבי אופן הטיפול הנכון במסמכים רגישים במהלך העבודה השוטפת: לא להשאיר ניירת חשופה על שולחנות עבודה כשאין איש בסביבה, לנעול מגירות וארונות המכילים מידע רגיש, ולהימנע מהדפסת מסמכים שאינם באמת נחוצים בפורמט נייר. שילוב של מדיניות פנימית מסודרת יחד עם שירותי גריסה מקצועיים ואמינים יוצר הגנה כפולה על מידע העסק ועל פרטיות הלקוחות, ומפחית משמעותית את הסיכון לדליפת מידע כתוצאה מטעות אנוש.
כדאי גם לקבוע מראש לוח זמנים קבוע לגריסה, ולא להמתין עד שהניירת מצטברת לכמות בלתי ניתנת לניהול. עסק שמתייחס לגריסת מסמכים כתהליך שוטף ומתוכנן, ולא כמשימה שדוחים אליה כל פעם מחדש, שומר על סדר טוב יותר במשרד, ומצליח לעמוד בדרישות אבטחת המידע שלו בצורה עקבית לאורך כל השנה, ולא רק בתקופות שבהן יש לחץ פתאומי לפנות מקום.
