החלטתם להפיק אירוע עסקי מוצלח ולא יודעים מהיכן להתחיל? בדיוק בשביל זה החלטנו לכתוב לכם את המדריך הבא. הפקת אירועים, בייחוד כשמדובר באירועים עסקיים, אינה נחשבת למשימה קלה משום שקיימים הבדלים רבים בין סוגי האירועים.
בקצרה, תחשבו מה מטרת האירוע. האם מדובר באירוע המיועד לגיוס כספים, קידום מכירות או שמא אירוע העשרה לעובדי החברה? האם האירוע יכלול את העובדים בלבד, או גם את משפחותיהם? אלו הם רק חלק מהשאלות אותן תצטרכו לשאול את עצמכם, ורק לאחר מכן תוכלו להתחיל ו"להפיק" את האירוע עצמו.
תכנון מקדים לאירוע עסקי מוצלח
אירועים עסקיים, כמו כל אירוע, ניתן להפיק כמעט בכל תקציב. תכננו כמה שיותר פרטים מקדימים כדי שיוכלו לקדם אתכם תוך כדי תנועה ללא עצירות או טעויות מיותרות.
מטרות: כפי שכתבנו מעלה, הגדירו את המטרות שלכם מבעוד מועד. האם תרצו לערוך אירוע מלמד או משכיל, או שמא אירוע חברה לעובדיה? האם תרצו לשלב במהלכו מוצרי קידום מכירות, או שמא תבחרו אמן אורח שינעים את זמנם של המשתתפים.
תקציב: הגדירו לעצמכם תקציב ברור ומובהק ועמדו בו. המלצה שלנו היא לשים בצד אחוז קטן מהסכום לצורך תקלות בלתי צפויות.
מזון: כמו בכל אירוע, גם כאן יש לדאוג לכיבוד מכובד והולם. באפשרותכם לבחור בין חברות הקייטרינג השונות או להסתפק ב"נשנושים" קלים.
עיצוב המקום: לאחר בחירת מיקום האירוע, יש לדאוג לעיצובו. כאן, שלא כמו באירועים פרטיים, אין צורך בהשקעה מטורפת וירידה לפרטים הקטנים ביותר, אולם כן צריך לבחור נכון כדי למקסם את תועלת החלל. אחרי שעשיתם זאת, הגיע זמן הקישוטים. ניתן לבחור מגוון רחב של קישוטים, מסטנדים ועד באנרים, מדקורציה מיוחדת ועד קישוט האירוע שלכם עם בלונים ממותגים של החברות המשתתפות או השותפות בחברה.
תזמון ולוגיסטיקה של יום האירוע
גם אירוע מתוכנן היטב יכול להתפספס אם התזמון לא מדויק. כדאי לקבוע מראש לוח זמנים ברור לכל שלב, כולל זמן ההגעה של הצוות המפיק, זמן קליטת האורחים, תחילת התוכן המרכזי וזמן הסיום. חשוב להשאיר מרווח סביר בין השלבים כדי להימנע מלחץ מיותר, ולוודא שיש איש קשר אחד שמרכז את כל הענפים ביום עצמו, כולל תקשורת עם הספקים, האולם והצוות.
כדאי גם לחשוב מראש על תרחישי גיבוי: מה קורה אם מגיעים פחות אורחים מהצפוי, מה קורה אם יש עיכוב בהגעת הציוד, ומי אחראי לקבל החלטות במקום אם משהו משתבש. תכנון כזה מפחית משמעותית את הלחץ ביום האירוע עצמו.
מאמרים נוספים:
- תרומות מוכרות למס הכנסה שכל בעל עסק חייב להכיר
- שיטת NLP להרזיה למבוגרים וילדים
- איך לרכוש בגדים ונעליים באינטרנט
- מיכון משרדי 2.0 – ציוד משרדי כמו בהייטק
- מדריך קידום אתרים לעסק המתחיל
הגברת המוטיבציה אצל עובדי החברה
אמן אורח: הופעה שכזו עשויה לאפשר לעובדי החברה או משתתפי האירוע לצאת מעט מאזור הנוחות שלהם, לבדר ולשמח את משתתפי האירוע. זכרו, הוצאה על אמן אורח נחשבת השקעה משתלמת, וזאת לאור העובדה שכאשר האירוע ברמה גבוהה, נגזרת מכך ההנאה של העובדים, וכך למעשה המוטיבציה שלהם והאהדה כלפי החברה מתעצמת ויוצרת אירוע עסקי מוצלח.
בנוסף, ניתן לשלב במהלך האירוע קידומי מכירות מסוימים שישרתו את האינטרסים של החברה. ניתן להוסיף הדרכות מטעם אנשי המכירות של החברה שיסבירו לעומק כיצד עבודתם מתבטאת בפועל ומה נדרש מהם כאנשי מכירות.
יש אשר יגידו שהפקת אירועים זה המגרש הביתי שלהם, ויש כאלה שיתקשו. כדי להקל על שתי האוכלוסיות הללו, ניתן לשכור את שירותיהם של חברות הפקות האירועים, ובכך תוכלו להיות בטוחים שהאירוע שלכם יתקיים וינוהל ברמה הטובה ביותר עם כמה שפחות כאבי ראש עבורכם. שימו לב, גם אז כדאי לבדוק ולבחון את חברת ההפקות מבחינת עבודות ואירועים קודמים שהייתה אחראית להם.
לבסוף, אל תשכחו את שלב הסיכום. פנייה קצרה למשתתפים לאחר האירוע, בין אם במייל תודה ובין אם בסקר קצר, עוזרת להבין מה עבד היטב ומה כדאי לשפר באירוע הבא, והופכת כל אירוע עסקי לנקודת למידה עבור האירוע הבא.
כדאי גם לתעד מראש רשימת ספקים ואנשי קשר, כולל שעות זמינות וטלפונים ליום האירוע עצמו, כדי שבמקרה של תקלה אפשר יהיה לפתור אותה במהירות בלי לחפש פרטים בלחץ הרגע. ריכוז כל המידע החשוב במסמך אחד נגיש לכל אנשי הצוות המעורבים הוא הרגל פשוט שחוסך המון עצבים ביום האירוע.
ולבסוף, כדאי לתכנן מראש גם את פינוי האולם וסיום האירוע, כולל זמן פירוק, החזרת ציוד שאול ותשלום סופי לספקים, כדי שהאירוע יסתיים באותה רמת מקצועיות שבה הוא התחיל.
